Gebruik van gegevens t.b.v. programma’s Het Fulbright Center verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de programma’s die het uitvoert en verkrijgt deze gegevens niet alleen van de deelnemers aan de programma’s, maar ook van personen en organisaties die geen onderdeel zijn van het Fulbright Center. Het Fulbright Center stelt ten behoeve van de uitvoering van de verschillende programma’s persoonsgegevens ter beschikking aan externe instellingen en personen.
Aanvraagdossiers omvatten in de regel ook referentie- en aanbevelingsbrieven. Deze worden na ontvangst onderdeel van het persoonsdossier, evenals andere documenten zoals cijferlijsten, testscores, gezondheidsverklaringen e.d. Ieder die wil deelnemen aan een programma van het Fulbright Center gaat ermee akkoord dat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen door het Fulbright Center.
Externe adviseurs en adviesorganen Het Fulbright Center laat zich adviseren door externe organisaties zoals de KNAW en NWO, en door individuele experts. Deze organisaties en individuen krijgen de beschikking over de gegevens van de aanvragers voor zover dat nodig is om tot een afgewogen oordeel over de aanvraag te komen.
Sponsoren en externe financiers Personen die een beurs aanvragen die niet uit de eigen middelen van het Fulbright Center wordt gefinancierd dan wel ermee instemmen dat hun aanvraag voor financiering aan externe organisaties wordt voorgelegd, gaan ermee akkoord dat hun persoonsgegevens aan deze externe organisaties ter beschikking worden gesteld.
Instellingen in de V.S. Ten behoeve van de uitvoering van de programma’s stelt het Fulbright Center persoonsgegevens ter beschikking aan instellingen voor hoger onderwijs en andere instellingen en organisaties in de Verenigde Staten, waar de privacy voorschriften van de Europese Unie niet van kracht zijn. Het indienen van een aanvraag voor deelname aan een programma houdt automatisch ook in dat de aanvrager ermee instemt dat zijn persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld aan deze instellingen. Het Fulbright Center draagt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop de privacy is geregeld door deze instellingen.
Hoe verwerkt het Fulbright Center persoonsgegevens?
Na ontvangst van een aanvraag, die in de regel bestaat uit een aanvraagformulier, cijferlijsten, aanbevelingsbrieven, motivatiebrief, curriculum vitae en eventuele ondersteunende documenten of bestanden zoals persoonlijk essay, al dan niet in digitale vorm, wordt een klein aantal basisgegevens opgeslagen in een geautomatiseerd bestand. Het aanvraagdossier zelf wordt als één geheel bewaard en indien nodig vermenigvuldigd, in zijn geheel of gedeeltelijk, voor doorzending aan leden van de selectiecommissie of adviserende organen. Na afronding van de selectie worden de aanvraagdossiers in hun geheel bewaard in het Fulbright Center. Exemplaren die zijn verzonden aan individuele experts worden na afronding van de selectie ingenomen en vernietigd. Voor exemplaren verzonden aan adviserende organisaties draagt de betreffende organisatie de verdere verantwoordelijkheid. Aanvraagdossiers worden na enige jaren overgebracht naar het archief van het Roosevelt Study Center in Middelburg waar zij worden opgeslagen en zijn te raadplegen voor wetenschappelijk en historisch onderzoek. Publicatie van persoonsgegevens op grond van dergelijk wetenschappelijk onderzoek is alleen toegestaan na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
De basisgegevens die zijn opgeslagen in het databestand van het Fulbright Center worden permanent bewaard om bij een eventuele volgende aanvraag tot een juist oordeel te komen over deze aanvraag. Ook kunnen deze gegevens gebruikt worden om het actuele adres van betrokkene te achterhalen ten behoeve van vieringen, deelname aan netwerken en wetenschappelijk onderzoek.
Verkoop of ter beschikking stellen van persoonsgegevens Persoonsgegevens van aanvragers worden nooit verkocht aan derden. Evenmin worden zij ter beschikking gesteld aan de media. Indien journalisten verzoeken in contact te komen met (ex-)deelnemers aan de programma’s van het Fulbright Center, dan verstrekt het Fulbright Center alleen de persoonsgegevens na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. In de regel zal het Fulbright Center de betrokkene vragen zelf contact op te nemen met de journalist die om de gegevens heeft gevraagd.
Retourneren van aanvragen
Aanvraagdossiers worden na indiening niet aan de aanvrager geretourneerd. Wel kan de aanvrager tegen kostprijs (€ 4,50) een kopie van het aanvraagformulier ontvangen. Het betreft dan echter uitsluitend het door de aanvrager zelf ingediende formulier, de gewaarmerkte cijferlijsten en de testscores. Indien gewenst ontvangt de aanvrager kosteloos een kopie van de basisgegevens zoals deze in het geautomatiseerde bestand zijn opgeslagen. Aanbevelingsbrieven worden nooit toegezonden aan de persoon die ze betreffen, tenzij na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de persoon die de brief heeft geschreven.
Gebruik van gegevens van bezoekers van de websites
Het Fulbright Center herleidt bezoekgegevens aan de door het Center beheerde websites www.fulbright.nl en www.studereninamerika.nl niet tot personen en gebruikt gegevens die in theorie herleidbaar zijn tot personen, zoals IP-nummers, uitsluitend voor statistische doeleinden.
Nieuwsbrieven en mailinglijsten
Van ieder die zich aanmeldt voor een door het Fulbright Center geproduceerde en gedistribueerde nieuwsbrief worden de persoonsgegevens opgeslagen in een geautomatiseerde bestand. Iedere abonnee kan zich op elk moment afmelden. Indien de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals deelname aan een programma of afname van een dienst, dan zullen de persoonsgegevens uit het bestand worden verwijderd. Het Fulbright Center plaatst gegevens van personen die informatie vragen, die niet direct beschikbaar is, op mailinglijsten voor toekomstig gebruik en zal ieder verzoek om de gegevens uit een dergelijke lijst te verwijderen direct honoreren.
Persoonsgegevens van andere personen dan (aspirant-) deelnemers
Het Fulbright Center verwerkt en slaat niet alleen gegevens op van (aspirant-) deelnemers aan programma’s en afnemers van specifieke dienstverlening, maar ook van personen binnen organisaties en bedrijven waarmee een werkrelatie wordt onderhouden. Deze gegevens worden bewaard voor zover dit voor de uitvoering van werkzaamheden nuttig en nodig is. Het betreft over het algemeen slechts die gegevens die nodig zijn om de persoon binnen het bedrijf of organisatie te kunnen bereiken en de eventuele correspondentie die met betrokkene is gevoerd.
Persoonsgegevens van bezoekers informatiecentrum
Het Fulbright Center legt van iedere bezoeker aan het informatiecentrum en van ieder die gebruik maakt van de diensten van de studievoorlichter een klein aantal gegevens vast. Dit is nodig voor statistische rapportages aan de subsidiënten en voor het meten en verbeteren van de dienstverlening. Dergelijke gegevens worden nooit aan derden doorverkocht of ter beschikking gesteld.
Toestemming van ouder(s) of voogd
In geval een persoon die de leeftijd van 18 jaren nog niet heeft bereikt een aanvraag indient voor deelname aan een van de programma’s, zal de ouder(s) of voogd om schriftelijke instemming worden gevraagd. Deze instemming betekent dat de ouder(s) of voogd te kennen geeft deze privacy-verklaring te kennen.
Amsterdam, mei 2010
scholieren
studenten
wetenschappers
